Berikut ini hal-hal penting yang harus diperhatikan lembaga pendidikan agar bisa mengajukan muadalah ke Universitas Islam Madinah:

1. Kurikulum lembaga minimal 80% pelajaran diniyah (agama).
2. Sabar (karena regulasi di Arab Saudi berubah-ubah, pergantian pengurus maka berubah juga peraturannya, oleh karenanya harus selalu update).
3. Sudah pernah meluluskan santri tingkat SMA.
4. Semua berkas-berkas lembaga pendidikan harus lengkap, di antaranya :
   – Akte Tanah/Akte Wakaf/Akte Jual Beli Tanah
   – IMB (Izin Mendirikan Bangunan)
   – SK Pegawai
   – Ijazah guru (dari semua jenjang yang ada, misalkan dari guru-guru SD-SMA)
   – SK Menkumham
   – Piagam Operasional Lembaga Pendidikan
   – Data Guru
   – Data Santri
5. Merubah seluruh papan-papan tulisan/pengumuman/absen dengan bahasa Arab (contoh: perpustakaan diganti dengan مكتبة atau bisa juga dengan dua bahasa, Arab dan Indonesia).
6. Persiapan kurikulum yang matang.
7. Lembaga pendidikan harus siap dari berbagai aspek, baik itu keuangan, manajemen, profesionalisme guru, dan penataan kantor.
8. Pihak lembaga harus memiliki ahli IT untuk mengkomputerisasi semua data-data lembaga.

Berikut ini yang harus dilengkapi dalam proposal pengajuan terdiri dari 16/17 BAB:

1. Permohonan untuk muadalah dari mudir pondok disertai kop surat lembaga, tanda tangan dan stampel.
2. Profil singkat pendiri lembaga pendidikan. Jika berbeda antara pendiri dengan mudir saat ini, maka buat dua profil (nama, TTL, riwayat pendidikan, pengalaman-pengalaman, dll).
3. Profil Pondok (visi misi, tahun berdiri, struktur pendidikan, jenjang pendidikan, grafik perkembangan pondok, lama masa belajar, dan lainnya).
4. Mengisi formulir pendaftaran -ada formatnya- (jangan sampai selesih data dengan yang ada di proposal, tentang jumlah santri, guru, gedung, nomor hp aktif yang selalu siap siaga 24 jam dan bisa berbahasa Arab, dll).
5. Menjelaskan syarat penerimaan siswa baru (misal: ijazah terakhir, umur minimal/maksimal, foto, surat kesehatan, dll).
6. Jadwal pelajaran semua jenjang harus ditulis detail (baik SD, SMP, ataupun SMA) di mulai dari ba’da Subuh dan wajib 40 menit setiap satu kali pelajaran, ditambah dengan tabel materi pelajaran dan total berapa jam.
7. RPP/Silabus (pembagian pelajaran per pekan, nama kitab, cetakan, dan lainnya).
8. Scan rapot santri yang sudah distampel dan bertanda tangan.
9. Scan ijazah pondok yang sudah distampel dan bertanda tangan (pihak UIM minta ke pihak lembaga untuk membuat aplikasi untuk mengecek keaslian ijazah sesuai nomor registrasi).
10. Menyebutkan nama-nama guru dan scan ijazahnya (wajib terjemah Bahasa arab resmi jika ijazahnya belum berbahasa arab) serta mengajar jenjang apa saja dan mata pelajaran apa saja. Yang mengajar SMA tidak boleh dari lulusan SMA, kecuali ada sertifikat kelebihannya semisal sanad Al-Qur’an atau sertifikat lainnya yang menyatakan layak untuk mengajar
11. SK mengajar guru (disebutkan kewajibannya dan fasilitas, seperti mukafaah, dll).
12. Jenjang Pendidikan Nasional Indonesia.
13. Nama-nama santri per kelas di setiap jenjang pendidikan (nama, TTL, dan asal daerah).
14. Kalender pendidikan nasional dan kalender pendidikan pondok.
15. Foto-foto bangunan pondok, semisal kelas, kantor, perpustakaan, rumah guru, lapangan, dan lainnya (disertai Google Eart beserta nomor koordinatnya dan peta negara, pulau, provinsi, dan kota).
16. Scan berwarna Akte Tanah, IBM, izin operasional, dan dokumen lainnya diterjemahkan resmi berbahasa Arab.
17. Keuangan pondok selama satu tahun, sumber (SPP/donasi atau usaha) dan pengeluaran operasionalnya.

Format muadalah ke UIM bisa didapatkan dengan berkunjung ke pondok-pondok yang sudah muadalah atau hubungi Ust. Rifaq Ashfiya’, Lc. dengan mengunjungi beliau di Ponpes Al-Furqon Al-Islamy, Gresik, Jawa Timur, (no HP: 0822-4224-2223).

Alur pendaftaran untuk muadalah:

1. Menulis proposal selengkap dan sedetail mungkin sesuai format dari pondok yang sudah mengajukan ke Universitas Islam Madinah.
2. Menyerahkan berkas yang sudah jadi ke Bagian Muadalah yang ada di Imadah Qobul wa Tasjil UIM.
3. Akan ada wawancara di sana, maka jelaskan isi dari proposal tersebut dengan gamblang.
4. Mencatat segala bentuk revisi jika ada kesalahan.
5. Segera revisi dengan cepat.
6. Sering bertanya tentang hasil dari proposal, diterima ataukah tidak.

Berikut catatan setelah mendapatkan muadalah/akreditasi:

• SK muadalah berlaku selama 5 tahun, harus diperbarui setiap 5 tahun.
• Alumninya tidak boleh masuk ke jenjang I’dad di UIM.
• Tidak boleh mendaftar ke UIM dengan ijazah negara, harus dengan ijazah pondok yang sudah muadalah tersebut.
• Setiap ada perubahan di lembaga pendidikan, maka harus lapor ke pihak UIM. (misal perubahan Mudir Pondok, perubahan stampel pondok, perubahan logo, dll).

Dirangkum dari penjelasan Ust. Rifaq Ashfiya’, Lc. ketika beliau menjelaskan tentang muadalah di Ponpes Al-Irsyad Tengaran, Cabang Batu – 2020 M.

Dirangkum oleh Abu Yusuf Akhmad Ja’far, Lc. (mahasiswa Universitas Islam Madinah)